Job Seeker
Contact channel
ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานให้เกิดประสิทธิผลอย่างที่พึงประสงค์ ไม่ว่าจะพึงประสงค์ตามที่องค์กรต้องการตามค่านิยมองค์กร (Core Value/Company Fit) ตามหน้าที่งาน (Functional Fit) หรือตามหน้าที่บังคับบัญชา (Supervisory Fit) ก็ตาม ผมเชื่อว่าท่านผู้อ่านที่เป็น Professional Recruiter ทราบอยู่แล้วว่าจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำการสัมภาษณ์และตัดสินใจคัดเลือกผู้สมัครงานให้ได้ “คนที่ใช่” อย่างเป็นระบบ ซึ่งมักจะอาศัยแนวทางดำเนินการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง (Structured Interview) อิงกับสถานการณ์ในอดีต (Backward Looking) และอิงกับสถานการณ์ในอนาคต (Forward Looking) ประกอบกัน และดำเนินการสัมภาษณ์ตามลำดับอย่างเป็นขั้นตอนตามสมควร
หากท่านผู้อ่านเปิดตำราวิชาการหลายเล่ม จะเห็นข้อเขียนที่ได้แนะนำให้ดำเนินการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างตามลำดับ 5 ขั้นตอน ได้แก่
(1) การวิเคราะห์งาน
(2) การประเมินค่างาน
(3) การสร้างคำถามสัมภาษณ์
(4) การสร้างคำตอบที่เป็นมาตรฐานไว้เทียบเคียงและให้คะแนน (Rating) ผู้สมัครงาน
(5) การตั้งคณะกรรมการสัมภาษณ์เพื่อเป็นผู้ดำเนินการสัมภาษณ์
แต่กระนั้น โลกวิชาการก็อาจแตกต่างไปจากโลกการปฏิบัติงานจริงที่ต้องการความกระชับและเน้นทำได้จริงไปบ้าง เช่น ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มักจะมีการวิเคราะห์งาน (Job Analysis) และประเมินค่างาน (Job Evaluation) กันไว้อยู่แล้ว ก็จะไปสนใจการตั้งคำถามสัมภาษณ์ (Interview Questioning) ที่สอดคล้องกับคุณลักษณะเชิงความรู้ ทักษะและพฤติกรรมการทำงานหรือที่รวมแล้วเรียกกันอย่างคุ้นหูว่า “Competency” เสียเลย และโดยความเห็นส่วนตัว ผมอยากแนะนำให้ท่านผู้สัมภาษณ์ได้เลือกเอาสักสามไม่เกินห้ารายการมาใช้เพื่อการประเมินผู้สมัครงาน โดยเฉพาะในส่วนของการสร้างหรือการตั้งข้อคำถามสัมภาษณ์ อันนับว่าเป็นส่วนที่ค่อนข้างยากสำหรับ Recruiter มือใหม่หรือมือไม่ใหม่ที่ยังประสบการณ์ไม่สูงมากนั้น เราทำได้โดยการนำเอาตัวชี้วัดพฤติกรรมหลัก (Key Behavioral Indicators/Key Action) มาใช้สำหรับการตั้งคำถามสัมภาษณ์ถึงทักษะและพฤติกรรมที่ต้องการตามตำแหน่งงาน แล้วตามมาด้วยการกำหนดแนวทางวิเคราะห์คำตอบผู้สมัครงานเทียบกับตัวชี้วัดพฤติกรรมหลัก เพื่อให้คะแนนผู้สมัครงานจากการที่ได้สัมภาษณ์ไป
และเพื่อการสัมภาษณ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ระหว่างดำเนินการสัมภาษณ์ ผมขอแนะนำให้ผู้สัมภาษณ์ ไม่ว่าจะเป็น Recruiter หรือ Hiring Manager (ผู้จัดการหน่วยงานที่ทำการสัมภาษณ์คัดเลือกบุคลากร) ดำเนินการในหลายประการ ได้แก่
(1) การใช้รูปแบบการสัมภาษณ์แบบคณะกรรมการ (Panel / Board Interview) โดยแบ่งหน้าที่ให้กรรมการแต่ละคนได้โฟกัสรายการความรู้ ทักษะหรือพฤติกรรมที่ต้องการสัมภาษณ์ในตำแหน่งงานนั้น อันจะช่วยลดสภาพการถามคำถามซ้ำกัน โดยกรรมการสัมภาษณ์ลงไปในอีกทางหนึ่ง
(2) ถามในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงาน (Job-related Question) อันกำหนดไว้สำหรับตำแหน่งงานนี้เท่านั้น และถามคำถามสัมภาษณ์กับผู้สมัครงานทุกคนด้วยข้อคำถามชุดเดียวกัน อันจะทำให้ประเมินผู้สมัครงานอย่างเป็นธรรมและลดอคติที่อาจจะเกิดขึ้นในการสัมภาษณ์งานลงไป
(3) แบ่งเวลาการสัมภาษณ์และเลือกใช้แนวทางการตั้งคำถามสัมภาษณ์อย่างเหมาะสม เนื่องจากเราสามารถเลือกใช้รูปแบบการใช้คำถามสัมภาษณ์ได้หลายรูปแบบ เช่น คำถามสัมภาษณ์ทั่วไป คำถามเชิงพฤติกรรม คำถามเจาะลึก หรือคำถามแบบอิงสถานการณ์ในอนาคต เป็นต้น ประกอบกับข้อจำกัดของเวลาที่เรามักจะต้องใช้ระยะเวลาระหว่าง 45-60 นาทีกับการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานหนึ่งคน ผมจึงอยากแนะนำให้ลองแบ่งเวลาสัมภาษณ์ออกเป็น 3 ช่วง และเลือกใช้คำถามสำหรับแต่ละช่วงให้เหมาะสม (ซึ่งจะกล่าวถึงต่อไป)
(4) จดบันทึกย่อระหว่างการสัมภาษณ์ เพื่อให้มีข้อมูลทบทวนบางประเด็นที่ยังไม่กระจ่าง และช่วยให้เราได้มองพฤติกรรมการแสดงออก หรือภาษากายบางอย่างที่เราบันทึกไว้จากที่ผู้สมัครแสดงออกมา นอกจากนี้ ข้อมูลที่บันทึกไว้ยังช่วยลดปัญหาการลืมคำตอบของผู้สมัครงานได้อีกมากทีเดียว ก่อนที่จะดำเนินการในขั้นตอนสุดท้าย
(5) สรุปผลการสัมภาษณ์ โดยประเมินผู้สมัครงานแต่ละรายเปรียบเทียบกันก่อนที่จะตัดสินใจเลือกผู้สมัครงานที่ได้คะแนนสูงสุดเข้ามาร่วมงานกับองค์กรต่อไป
ผมขอกล่าวถึงแนวทางการบริหารเวลาสัมภาษณ์ให้มีประสิทธิภาพด้วยการแบ่งเวลาสัมภาษณ์ออกเป็นสัก 3 ช่วงคือ ช่วงเปิดสัมภาษณ์ ช่วงระหว่างสัมภาษณ์ และช่วงปิดสัมภาษณ์ แต่ก่อนที่จะเริ่มลงรายละเอียดในแต่ละช่วง ผมขอเสนอข้อคิดเพื่อการปฏิบัติการสัมภาษณ์ไว้ในบางประการที่ท่าน “ควรทำ” เพื่อเสริมให้การสัมภาษณ์คัดเลือกบุคลากรลงตัวและได้ผลมากขึ้น กล่าวคือ ในช่วงก่อนที่จะสัมภาษณ์ ขอให้ผู้สัมภาษณ์ตระหนักเสมอว่า จะต้องปฏิบัติต่อผู้สมัครงานอย่างให้เกียรติ ไม่มีจริตที่ดูแคลนว่าผู้สมัครงานมาหางานทำและเราอยู่ในสถานะที่เหนือกว่า เพราะอาจทำให้ผู้สมัครงานเกิดความไม่พอใจ ไม่ประทับใจ เสียหายต่อภาพลักษณ์ของ HR และองค์กรไปโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์
พร้อมกับขอให้พิจารณาประวัติผู้สมัครงานให้ถี่ถ้วนก่อนที่จะสัมภาษณ์ ไม่ควรมาดูประวัติผู้สมัครงานเอาตอนที่เข้าสัมภาษณ์แล้ว เพราะจะทำให้ไม่ทันได้อ่านประวัติของผู้สมัครงานอย่างถี่ถ้วนเป็นแน่ และที่สำคัญคือ ท่านควรตั้งคำถามเพื่อเตรียมไว้สัมภาษณ์ โดยเฉพาะการสัมภาษณ์เชิงพฤติกรรมหรือเชิงสมรรถนะ ไม่เช่นนั้นอาจนึกคำถามไม่ทัน และอาจกลายเป็นการถามคำถามแบบ “ถามไปเรื่อย” ซึ่งไม่เกิดประสิทธิผลในการสัมภาษณ์งานมากนัก
ในแต่ละช่วงของการสัมภาษณ์เช่นที่เกริ่นไว้ข้างต้น ผมมีข้อเสนอสำหรับให้ท่านลองพิจารณานำไปลงมือทำดังนี้ครับ
ช่วงแรก : เปิดสัมภาษณ์ (5-10 นาที)
ในช่วงเปิดสัมภาษณ์นี้ ควรเน้นสร้างบรรยากาศการสัมภาษณ์ที่เป็นกันเอง สร้างความคุ้นเคยระหว่างผู้สมัครงานกับผู้สัมภาษณ์ ซึ่งจะช่วยให้ผู้สมัครงานเปิดใจพูดมากกว่าที่จะคร่ำเคร่งใส่ผู้สัมภาษณ์ และในช่วงนี้ ผมแนะนำให้เลือกใช้รูปแบบคำถามสัมภาษณ์ทั่วไป เช่น ถามถึงการเดินทางมาสัมภาษณ์งาน ถามถึงความรู้เกี่ยวกับองค์กรและลักษณะงานตามตำแหน่งที่ผู้สมัครงานสมัครเข้ามา การศึกษา ประสบการณ์ ความถนัดและขอบเขตหน้าที่งานที่เคยผ่านมา หรือปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงานปัจจุบัน เป็นต้น
ช่วงที่สอง : ระหว่างสัมภาษณ์ (30-45 นาที)
เป็นช่วงเวลาที่สำคัญมาก เนื่องจากเป็นช่วงที่เราจะได้ข้อมูลจากการสัมภาษณ์เพื่อประกอบการตัดสินใจคัดเลือกผู้สมัครงานมากที่สุด ควรเน้นหนักกับการตั้งคำถามเชิงพฤติกรรม (Behavioral Questions) และนำมาใช้ตัดสินคัดเลือกผู้สมัครงาน แต่แนะนำว่าควรหลีกเลี่ยงคำถามที่พาดพิงถึงบุคคลที่สามหรือวิจารณ์ผู้อื่น เช่น เจ้านายเก่า (ที่จริงผู้สมัครงานที่มีมารยาทหน่อยก็จะไม่เผลอไปแอบนินทาหัวหน้าคนเก่าแบบมันส์ปากแน่ ๆ และจะดีกว่ามากหากเราในฐานะผู้สัมภาษณ์งานไม่ถามเลย) โดยเฉพาะคำถามที่ชี้นำหรือแนะนำคำตอบให้ผู้สมัครงาน เช่น “ด้วยเหตุที่คุณเล่ามานี้เองใช่ไหม คุณจึงไม่ให้ความสำคัญกับการทำงาน...” แต่ควรใช้ลักษณะการถามปลายเปิด เพื่อที่จะได้ไม่จำกัดกรอบของสิ่งที่ต้องการรู้หรือต้องการให้ผู้สมัครงานเล่า เช่น “ช่วยเล่าเรื่องการแก้ไขปัญหาลูกน้องมาทำงานสายให้ฟังหน่อยสิครับ” เป็นต้น
นอกเหนือจากทักษะในการฟัง และจับประเด็นคำตอบผู้สมัครงาน เพื่อสรุปเทียบกับตัวชี้วัดพฤติกรรมเช่นที่ผมได้อธิบายไปในบทความก่อนหน้านี้แล้ว การจดบันทึก (Take Note) คำพูดของผู้สมัครงานในช่วงที่สำคัญไว้ก็เป็นเรื่องสำคัญที่ลืมไม่ได้เช่นกัน แต่ก็ไม่จำเป็นต้องจดทุกเรื่อง เพราะจะทำให้เรากังวลใจกับการจดจนลืมที่จะฟังคำตอบ และหากจะให้ดี ท่านควรแจ้งให้ผู้สมัครงานทราบตั้งแต่แรกว่าเราจะจดบันทึกสิ่งที่ผู้สมัครงานตอบมาเสียหน่อย เพราะบางเรื่องที่เราจดนั้นอาจจะเป็นสิ่งที่ผู้สมัครงานไม่สะดวกใจให้บันทึกไว้ก็ได้ เพราะประเด็นนี้ จากประสบการณ์ของผม ผู้สมัครงานที่ไม่สะดวกใจเรื่องใดก็มักจะไม่ค่อยตอบ หรือออกตัวไว้ก่อนว่าขออนุญาตไม่ให้ผู้สัมภาษณ์งานจดบันทึกคำตอบเขาไว้
เน้นอีกเล็กน้อยว่า ข้อมูลที่จดบันทึกไว้นั้นควรเป็นเรื่องเกี่ยวข้องกับทักษะหรือพฤติกรรมในเรื่องที่ต้องการประเมิน ไม่ “จดแหลก” แบบที่จดไปก็ใช้ประโยชน์ไม่ค่อยได้ หรือจดไปก็ไลฟ์บอย (ภาษาวัยรุ่นสมัยก่อนหมายถึงจดไปก็ไม่ใคร่ได้ประโยชน์)
ช่วงที่สาม : ปิดสัมภาษณ์ (5-10 นาที)
เป็นช่วงปิดท้ายก่อนจะจบการสัมภาษณ์ แนะนำให้ดำเนินการดังนี้
สอบถามกลับกับผู้สมัครงานว่าอยากรู้เรื่องใดเกี่ยวกับองค์กร หรืองานในหน้าที่รับผิดชอบตามตำแหน่งที่สมัครอีกหรือไม่
อธิบายกระบวนการลำดับต่อไปหลังจากสัมภาษณ์งาน เช่น องค์กรจะใช้เวลาประมาณไม่เกินสองสัปดาห์ในการพิจารณาและจะแจ้งผลการพิจารณากลับไปยังผู้สมัครงานทางอีเมล์หรือโทรศัพท์ที่ให้ไว้ องค์กรอาจมีแนวทางว่า หากไม่ได้แจ้งเรื่องใดกลับไปยังผู้สมัครงานก็ถือว่าไม่ผ่านสัมภาษณ์ ซึ่งก็ไม่ได้ประหลาดแต่อย่างใด แต่ผมคิดว่าการบอกกันสักเล็กน้อยว่าไม่ผ่านสัมภาษณ์น่าจะดีกว่า เพราะจะแสดงให้เห็นว่าเราปรารถนารักษาความสัมพันธ์กับผู้สมัครงานไว้ ไม่แน่ว่าในวันหน้าเขาอาจจะเหมาะกับตำแหน่งอื่นที่เราจะเปิดรับสมัคร หรือแนะนำเพื่อนคนอื่นมาสมัครงานกับองค์กรเราก็ได้ครับ
ขอบคุณผู้สมัครงานในการสละเวลา ซึ่งผมอยากแนะนำให้ผู้สัมภาษณ์คิดเสียว่า ผู้สมัครงานคือหนึ่งในลูกค้าหรือสมาชิกคนสำคัญขององค์กรในอนาคต คิดแบบนี้จะช่วยให้เราปฏิบัติกับผู้สมัครงานอย่างให้เกียรติมากขึ้นครับ
การแบ่งเวลาสัมภาษณ์ 3 ช่วงที่ว่าไปนี้ แท้จริงแล้วเรา Recruiter และ Hiring Manager เองก็มักจะคุ้นเคย เพราะใช้แนวทางนี้สัมภาษณ์กันอยู่แล้ว แต่อยากให้ท่านผู้อ่านได้ลองนำเอาข้อคิดข้อเสนอแนะอันหลากหลายเรื่องราวที่กล่าวมานี้ ไปปรับใช้กับการสัมภาษณ์งานของท่าน รับรองว่าการสัมภาษณ์ย่อมมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แน่นอนครับ
รวมเรื่องราวน่ารู้ในงาน HR จากวิทยากรและที่ปรึกษาด้านการพัฒนาบุคลากร ผู้ผ่านประสบการณ์งานบริหาร HR จากองค์กรในโรงงานอุตสาหกรรมและธุรกิจบริการ
สอบถามข้อมูลด้าน HR หรือแลกเปลี่ยนมุมมองได้ที่ 0-2514-7472 กด 6
หรือ E-mail : [email protected] (ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น)
Credit : อ.ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต (Professional Training & Consultancy)
Job Region Area
JOBBKK.COM © Copyright All Right Reserved
Jobbkk has only one website. In no case, we have an affiliate, agent or appointee. Please do not rely on any other website, email, telephone, SMS or other contacting channel. If it is a case, we will prosecute under a lawsuit in the upmost as allowed.
